Tworzenie nowego dokumentu typu Dokument w aplikacji mobilnej Symfonia eDokumenty to szybki sposób na wprowadzenie do systemu plików w formie zdjęć lub PDF. Proces jest intuicyjny — użytkownik wybiera źródło pliku, dodaje potrzebne materiały, a następnie uzupełnia podstawowe informacje, takie jak opis, klient czy procedura obiegu. Dzięki temu dokument może zostać utworzony i zapisany w kilka chwil, co znacząco usprawnia pracę z dokumentacją w terenie.
Aby utworzyć dokument typu Dokument, należy:
- kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty. Użytkownik domyślnie zostanie przeniesiony do folderu Robocze. Aby to zmienić, należy kliknąć ikonę obok nazwy folderu, a potem wybrać inny;
- kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj dokument;
- w zależności od formy, w jakiej dostępny jest dokument, kliknąć:
- Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie dokumentu;
- Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcia dokumentu zapisanego w galerii telefonu lub tabletu;
- Wybierz plik – pozwala wskazać plik zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;
-
zdjęcie dokumentu lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie. W tej chwili można dodać kolejne pliki. Jeżeli dodawane są zdjęcia dokumentu, który ma kilka stron, warto zaznaczyć opcję Połącz przesłane pliki JPG w jeden plik PDF;
- kliknąć przycisk Dalej;
-
kolejne pola uzupełnić zgodnie z potrzebami i opisem poniżej:
- Opis – temat dokumentu, powinien być czytelny i sugestywny;
- Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;
- Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy;
- Procedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
- Typ dokumentu – nie może zostać zmieniony;
- Status – pozwala na wybranie z listy jednego z dostępnych statusów;
- kliknąć przycisk Zapisz;
-
użytkownik zobaczy widok szczegółów dokumentu;
- Opis – nie może być edytowany;
- Klient – nie może zostać zmieniony na innego. Kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta;
- Sprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy;
- Procedura – w zależności od ustawionego statusu to pole może zostać poddane edycji. Pozwala ono na ustawienie procedury obiegu dokumentów. Zależnie od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
- Typ dokumentu – to pole nie może zostać zmienione;
- Status – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac nad dokumentem;
- Data dodania – nie może zostać zmieniona, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia dokumentu;
- Dodano przez – to pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze dokumentu;
- zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z dokumentem. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy;
- zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z dokumentem. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu;
- zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do dokumentu innym użytkownikom. Element ten został opisany w oddzielnym artykule.
Powiązane z