Średnie i duże firmy poprzez swoje uwarunkowania potrzebują specjalistycznego rozwiązania do rejestracji, obiegu i archiwizacji dokumentów. Specyfika ich wymagań wynika z liczby dokumentów do przetworzenia, struktury organizacyjnej oraz powtarzalności niektórych procesów wewnętrznych, które można zautomatyzować.
W poniższym samouczku omawiamy rejestrację, obieg i archiwizację dokumentów przychodzących i wychodzących w firmie.
Jak skonfigurować elektroniczny obieg dokumentów?
Kreator szybkiego uruchomienia systemu Symfonia eDokumenty pomógł Ci w pierwszej konfiguracji i dzięki niemu automatycznie skonfigurowałeś/aś strukturę organizacyjną firmy. Moduły: Dzienniki, Dokumenty i Klienci pozwolą na wdrożenie obiegu dokumentów w małej i średniej firmie. W dużej firmie konieczne może okazać się zastosowanie rozszerzenia Kancelaria, które pozwali na automatyzację masowego skanowania dokumentów z wykorzystaniem kodów kreskowych.
Uruchamiając pierwszy raz moduł Dzienniki zauważysz, że system skonfigurował automatycznie podstawowe dzienniki poczty przychodzącej i wychodzącej. W tym dzienniki rejestracji faktur.
W trakcie pierwszej konfiguracji zainstalowany został też moduł Klienci. Dodaj teraz do niego poszczególne kontakty. W tym celu kliknij Nowy (zielony plus) i wypełnij dane ręcznie lub pobierz dane z GUS. Tak utworzoną teczkę klienta możesz zapisać. Od teraz zamiast wpisywać te same dane po kilka razy, wystarczy, że je wyszukasz w spisie klientów.
Konfiguracja dziennika dla kilku firm
Jeśli w firmie rejestrujesz pocztę dla więcej niż jednej spółki, musisz utworzyć dla każdej z nich grupy dzienników, aby rejestrowana poczta była uporządkowana i miała przypisaną właściwą spółkę. W tym celu w Ustawieniach Aplikacji, w zakładce Korespondencja dodamy nowy dziennik do obecnego spisu. Aby dodać nowy dziennik, wystarczy, że klikniesz Nowy (zielony plus) i wypełnij dane dziennika. Pamiętaj o wskazaniu nadrzędności. Jeśli chcesz utworzyć grupę konkretnych dzienników skorzystaj z poniższego schematu:
- Dziennik firmy „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dzienniki”)
- Dziennik poczty przychodzącej „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dziennik firmy „Nazwa firmy”)
- Dziennik poczty wychodzącej „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dziennik firmy „Nazwa firmy”)
Zachęcamy również do lektury artykułu Tworzenie, modyfikacja i usuwanie poszczególnych dzienników w dziale Pomoc, gdzie możesz przeczytać o konfiguracji modułu.
Jak wygląda proces obiegu dokumentów w firmie?
Proces obiegu dokumentów w firmie przebiega w kilku etapach, co obrazuje poniższy schemat.
Zobaczmy, jak taki sam proces możesz przeprowadzić używając systemu Symfonia eDokumenty.
Rejestrowanie pism przychodzących
Jak zauważyłeś/aś na schemacie – obieg dokumentów w firmie zaczyna się od rejestracji dokumentu przychodzącego do firmy. Może to być pismo urzędowe, reklamacja od klienta, a także dokument księgowy np. faktura.
Aby zarejestrować pismo, uruchom aplikację Dzienniki. Po uruchomieniu po lewej stronie zobaczysz spis dzienników. Wybierz ten, w którym chcesz zarejestrować dokument. W górnym menu wybranego dziennika kliknij Korespondencja (niebieski dokument). Po uzupełnieniu danych, dołączeniu skanu i wskazaniu terminu odpowiedzi na pismo, korzystając z funkcji Przekaż do: wskaż pracownika, dla którego dokument jest przeznaczony.
Dekretowanie, czyli przekazanie pisma
Dokument został wysłany przez system do wskazanego pracownika. Możesz ustawić przypomnienie dla pracownika o upływającym terminie odpowiedzi. W tym celu z listy rozwijalnej Menu (hamburger) wybierz Dodaj przypomnienie, a następnie ustaw jego termin.
O przekazanym dokumencie użytkownik systemu dowie się z powiadomień systemowych oraz zobaczy pismo na liście Dokumentów w zakładce Robocze.
Rejestrowanie w sprawie i opracowanie odpowiedzi na pismo
Po otwarciu takiego dokumentu wskazany przez Ciebie użytkownik może zapisać dokument w Sprawie klikając w menu Dołącz (symbol czerwone walizki), zapoznać się z pismem i przygotować na nie odpowiedź. Dzięki temu pismo przychodzące, jak i odpowiedź na nie i ewentualna dalsza korespondencja są zlokalizowane w jednym folderze. A wyszukiwanie informacji jest szybkie i proste.
Przygotuj teraz odpowiedź. W systemie Symfonia eDokumenty można dodać pismo z dysku lub wygenerować z szablonu, który również możesz edytować w systemie. Gdy odpowiedź na dokument przychodzący będzie opracowana, przekaż ją przełożonemu do podpisu.
Zaakceptowanie pisma przez przełożonego
Aby dodać pismo wychodzące i przekazać je do akceptacji przełożonego, ponownie otwierasz pismo przychodzące, którego dotyczy odpowiedź. Klikasz w górnym menu Odpowiedź (symbol czerwonej strzałki). Zobaczysz zakładkę pisma wychodzącego. Po sprawdzeniu danych wgraj swoje pismo wybierając z dysku, a następnie przejdź do sekcji Podpisujący i wskaż osobę, której podpis powinien znaleźć się na piśmie wychodzącym. Po zapisaniu pismo do podpisu trafi do wskazanego użytkownika.
Rejestrowanie pism wychodzących
Zaakceptowane pismo wychodzące zarejestrujesz w Dzienniku korespondencji wychodzącej.
Po zaznaczeniu odpowiedniego pisma na liście dokumentów wychodzących wybierz w górnym menu Zarejestruj w dzienniku (symbol książki). W czasie rejestracji pisma możesz wskazać dyspozycję wysyłki np. Polecony Priorytet krajowy do 500g.
Jeśli twoja firma ma nadaną w ramach umowy z Pocztą Polską pulę numerów „R-k” lub posiada szpulę tych numerów, to możesz wygenerować numer „R-ki” w oknie pisma wychodzącego. Pamiętaj, że w obu tych przypadkach trzeba wprowadzić przydzielony numer początkowy.
Po zarejestrowaniu możesz wydrukować kopertę z numerem „R-ki” i wskazanymi danymi. A także przygotować listy do wysyłki pocztą.
Wypełnienie książki pocztowej
Aby nadać list polecony, musisz jeszcze wpisać go do Książki pocztowej. System Symfonia eDokumenty uzupełnia właściwe pola automatycznie. Nim wyjdziesz na pocztę wystarczy, że wydrukujesz Książkę pocztową na dzisiaj, którą znajdziesz na liście pod symbolem drukarki w górnym menu.
Jeśli twoja firma ma podpisaną umowę z Pocztą Polską i korzysta z systemu Elektronicznego Nadawcy – możesz z systemu Symfonia eDokumenty wyeksportować plik z listą wysyłkową bezpośrednio do EKN.
Co jeszcze usprawni obieg dokumentów w firmie?
W systemie Symfonia eDokumenty znajdziesz jeszcze kilka funkcji, które zwiększą efektywność obiegu dokumentów w firmie.
Potwierdzenie odbioru dokumentu
Wprowadzenie do firmy elektronicznej rejestracji poczty wiąże się z obawami, że nie będzie możliwości potwierdzenia odbioru poczty przez pracownika. I w związku z tym firmy często prowadzą dwa rejestry – elektroniczny i tradycyjny.
W aplikacji Dzienniki możesz prowadzić potwierdzenie odbioru papierowej wersji dokumentu. Dzięki temu możesz zaprzestać rejestracji w papierowym dzienniku korespondencji.
Możliwość potwierdzenia odbioru przesyłki w systemie Symfonia eDokumenty daje Ci „zielony plus” w rubryce podpisy. W tym celu wyszukaj na liście odbiorcę oraz wskazany dokument, którego odbiór chcesz potwierdzić. Kliknij plus i w okienku podpisu poproś pracownika o potwierdzenie odbioru.
Jeśli pracownik potwierdził odbiór złego dokumentu — podpis można usunąć. Kliknij Otwórz Dokument (niebieska ikona na liście) i gdy pojawi się podgląd dokumentu przejdź do zakładki Podpisy. To tutaj możesz usunąć błędny podpis.
Rejestrowanie korespondencji z emaila
Do firmy coraz więcej dokumentów zostaje wysłanych drogą elektroniczną. Aby je zarejestrować, często trzeba ściągnąć pliki na dysk, zapisać i dodać do spisu ręcznie. W module Dzienniki możesz rejestrację dokumentów wykonać bezpośrednio ze skrzynki email. W tym celu kliknij moduł Poczta, a następnie wybierz wiadomość email, którą zarejestrujesz. W górnym menu, nad wiadomością, kliknij Utwórz (symbol niebieskiego dokumentu) i wybierz z listy Dokument typu email. System zarchiwizuje tego emaila jako dokument.
Aby dodać ten dokument do Dziennika poczty przychodzącej, kliknij Menu (hamburger) i wybierz Zarejestruj w Dzienniku. Dalsze kroki rejestracji znajdziesz w artykule „Rejestracja dokumentów w dzienniku – Korespondencja przychodząca”.
Drukowanie firmowych kopert z systemu
W systemie Symfonia eDokumenty istnieje możliwość wydruku kopert i etykiet. Możesz w Ustawieniach aplikacji skonfigurować wydruk kopert. Proces ten opisaliśmy w artykule „Konfiguracja wydruku kopert”.
Nim zaczniesz podmianę logotypu i stempla przygotuj sobie pliki zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- nowe logo zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 300px i nazwie „logo”,
- nowy stempel zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 235px i nazwie „stamp”.
Aby wydrukować kopertę dla danego pisma, zaznacz je na liście prawym przyciskiem myszki. Gdy pojawi się okno wydruku koperty wskaż dane, w tym wymiary koperty i kliknij Drukuj jako PDF.
Plik PDF zostanie zapisany na dysku. Następnie otwórz plik i wydrukuj go przy użyciu preferowanego programu do obsługi plików PDF.
Powiązane z