W systemie Symfonia eDokumenty aplikacja Wydatki pracownicze umożliwia szybkie zgłaszanie kosztów ponoszonych przez pracowników na rzecz organizacji, a także ich sprawne identyfikowanie, powiązanie z fakturami oraz rozliczanie.
W niniejszym samouczku przedstawiono cały proces — od pierwszego zgłoszenia wydatku za pomocą telefonu, aż po ostateczne powiązanie go z fakturą przez dział księgowości i zlecenie płatności. Odbiorcami samouczka są zarówno pracownicy zgłaszający wydatki, jak i księgowość odpowiedzialna za ich rozliczenie.
Instrukcja została przygotowana w taki sposób, aby użytkownik nie musiał posiadać specjalistycznej wiedzy na temat działania ani konfiguracji systemu Symfonia eDokumenty. Samouczek krok po kroku pokazuje, jak zgłaszać i rozliczać wydatki pracownicze, w sposób zrozumiały dla każdego użytkownika.
Krok 1. Rejestracja wydatku za pomocą telefonu
Obsługa wydatku pracowniczego rozpoczyna się od jego zgłoszenia przez pracownika. Zgłoszenie można wprowadzić w aplikacji Wydatki pracownicze dostępnej w przeglądarce lub za pomocą smartfona poprzez aplikację Symfonia eDokumenty, która zawiera dedykowany mobilny moduł do obsługi wydatków.
W praktyce to właśnie aplikacja mobilna okazuje się najwygodniejszym narzędziem — umożliwia natychmiastowe zgłoszenie wydatku bezpośrednio po jego poniesieniu, co znacząco usprawnia cały proces i minimalizuje ryzyko pominięcia kosztu.
Aby dodać wydatek pracowniczy z poziomu aplikacji mobilnej, w głównym oknie należy wybrać opcję Dodaj wydatek pracowniczy, a następnie uzupełnić wymagane pola i — jeśli został wydany — dołączyć zdjęcie dowodu zakupu.
Szczegółowy opis procesu rejestracji wydatku w aplikacji mobilnej znajduje się w oddzielnym artykule.
Krok 2. Dodanie paragonu po czasie (np. po odnalezieniu)
Wydatki poniesione na rzecz pracodawcy mogą zostać zgłoszone również bez dołączania pliku z fakturą lub paragonem. Do momentu wysłania — gdy wydatek posiada status ROBOCZY — dostępna jest możliwość jego edycji oraz uzupełnienia o odpowiedni załącznik. Proces edycji istniejącego wydatku został opisany w oddzielnym artykule.
Krok 3. Korekta wydatku przed wysłaniem
Jeżeli dodany wydatek nie został jeszcze wysłany i posiada status ROBOCZY, możliwa jest jego edycja w celu wprowadzenia korekty lub dodania załącznika. Zmianie mogą podlegać wszystkie informacje z wyjątkiem numeru dokumentu oraz jego statusu.
Szczegółowy opis edycji wydatków w aplikacji mobilnej znajduje się w oddzielnym artykule. Opis edycji wydatku w wersji aplikacji działającej w przeglądarce dostępny jest w osobnym miejscu.
W przypadku gdy wydatek został już zarejestrowany (wysłany) i posiada status OCZEKUJE NA FAKTURĘ lub POWIĄZANY Z FAKTURĄ, edycja w opisany powyżej sposób nie jest możliwa. Ewentualne zmiany mogą zostać wprowadzone przez osoby należące do grupy WYDATKI – Otwieranie i zamykanie wydatków. Więcej informacji na temat otwierania i zamykania wydatków znajduje się w oddzielnym artykule.
Krok 4. Zgłoszenie wydatku za innego pracownika
W przypadku korzystania z aplikacji Wydatki pracownicze dostępnej w przeglądarce istnieje możliwość dodania wydatku w imieniu innego pracownika. W praktyce oznacza to konieczność zmiany danych w polu Pracownik. Należy pamiętać, że rejestracja wydatku w imieniu innej osoby skutkuje nadaniem odpowiednich uprawnień zarówno osobie rejestrującej, jak i wskazanej w polu Pracownik. Szczegółowe informacje dotyczące uprawnień znajdują się w oddzielnym artykule.
Sam proces zgłaszania wydatku w imieniu innego pracownika jest zbliżony do procedury opisanej w kroku pierwszym niniejszego poradnika — należy jedynie pamiętać o zmianie pola Pracownik. Opis tworzenia wydatku w pełnej wersji aplikacji przeglądarkowej Wydatki pracownicze został przedstawiony w osobnym artykule.
Krok 5. Identyfikacja osoby odpowiedzialnej za koszt
W procesie rejestracji faktury zakupu — szczególnie tej pobranej z KSeF — niezbędne jest ustalenie osoby odpowiedzialnej za poniesiony koszt. Odbywa się to poprzez powiązanie faktury zakupu z odpowiadającym jej wydatkiem pracowniczym.
Kliknięcie opcji Powiąż z wydatkiem wyświetla listę inteligentnie dopasowanych wydatków, z której można łatwo wybrać właściwy oraz sprawdzić osobę odpowiedzialną za koszt. W efekcie następuje rozliczenie wydatku z fakturą zakupu.
Szczegółowy opis tego kroku został przedstawiony w oddzielnym artykule i należy go wykonać przy użyciu aplikacji Faktury zakupu.
Krok 6 Utworzenie płatności
Jeżeli wydatek został opłacony ze środków własnych pracownika, możliwe jest utworzenie płatności w celu zwrotu poniesionych kosztów.
W tym celu należy skorzystać z aplikacji Płatności, w której można utworzyć płatność na podstawie faktury wymagającej zwrotu na rzecz pracownika. Odpowiednie faktury znajdują się w zakładce ROZLICZENIA Z PRACOWNIKAMI.
Podsumowanie
Aplikacja Wydatki pracownicze w systemie Symfonia eDokumenty umożliwia sprawną i uporządkowaną obsługę kosztów ponoszonych przez pracowników — od momentu ich rejestracji, najczęściej z poziomu telefonu, aż po końcowe rozliczenie realizowane przez dział księgowości.
Zastosowanie aplikacji przynosi wymierne korzyści organizacyjne i pozwala znacząco ograniczyć czas poświęcany na identyfikowanie osób odpowiedzialnych za otrzymane faktury. Mobilna rejestracja wydatków umożliwia pracownikom zgłaszanie kosztów bezpośrednio po ich poniesieniu, co minimalizuje ryzyko błędów oraz braków w dokumentacji.
Jasno zdefiniowane statusy wydatków oraz mechanizmy kontroli uprawnień usprawniają współpracę między pracownikami a księgowością i porządkują cały proces rozliczeń. Dzięki integracji z aplikacjami Faktury zakupu oraz Płatności możliwe jest zachowanie pełnej ciągłości procesu — od zgłoszenia wydatku, przez powiązanie go z fakturą, aż po zwrot środków pracownikowi — w jednym spójnym środowisku systemowym.