W ostatnio wydanych wersjach Symfonia eDokumenty (w okresie luty-maj) udostępniliśmy szereg nowych funkcjonalności wspierających codzienną pracę działów finansowych, księgowych i operacyjnych. Rozwój produktu koncentruje się przede wszystkim na automatyzacji procesów związanych z KSeF, poprawie jakości danych, ograniczeniu pracy manualnej oraz zwiększeniu kontroli nad obiegiem dokumentów.
Nowe funkcje odpowiadają na realne Państwa potrzeby – od szybszego rozliczania wydatków pracowniczych, przez inteligentne powiązania dokumentów i automatyzację procesów księgowych, aż po usprawnienia zwiększające komfort codziennej pracy użytkowników.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze nowości wraz z ich praktycznym zastosowaniem i korzyściami biznesowymi.
To jednak nie wszystkie wydane zmiany. Pełną listę zmian wprowadzonych do Symfonia eDokumenty znajdziecie Państwo na stronach Wsparcia: TUTAJ.
📣 NOWA APLIKACJA: Wydatki pracownicze - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyść dla klienta: pełna identyfikacja właściciela kosztu i szybszy obieg faktur z KSeF
Najważniejsze cechy:
- zgłaszanie wydatków przez pracowników (system + aplikacja mobilna)
- przypisanie pracownika do wydatku już w momencie zakupu
- powiązanie zgłoszenia z fakturą pobraną z KSeF
- dostęp dla użytkowników standardowych i portalu
Jak to działa w praktyce:
Pracownik, który ponosi koszt (np. zakup materiałów, paliwa, usług), od razu zgłasza wydatek – nawet z telefonu. System „czeka” na fakturę z KSeF i po jej odebraniu umożliwia szybkie powiązanie z wcześniej zgłoszonym wydatkiem. Dzięki temu od razu wiadomo, kto odpowiada za dokument i kto powinien go opisać lub zatwierdzić.
Efekt biznesowy:
- brak konieczności ręcznego „dochodzenia” właściciela faktury
- krótszy czas obiegu dokumentów
- lepsza kontrola kosztów pracowniczych
- mniej błędów i opóźnień w księgowaniu
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj oraz w pomocy.
Czat AI w Symfonia eDokumenty (BETA)
Zysk dla klienta: natychmiastowa pomoc w systemie
Najważniejsze cechy:
- interaktywny czat dostępny bezpośrednio w systemie
- wsparcie oparte na instrukcjach i bazie wiedzy Symfonii
- możliwość zadania pytania w naturalnym języku (np. „jak uprawnić użytkownika do faktury?”)
- podpowiedzi krok po kroku, dopasowane do kontekstu użytkownika
- linki do konkretnych instrukcji i materiałów pomocniczych
Jak to działa w praktyce:
Użytkownik wpisuje w czacie, co chce zrobić – bez znajomości nazw funkcji czy procesów w systemie. Czat AI analizuje zapytanie i od razu podpowiada konkretne kroki do wykonania w systemie.
Jeśli temat wymaga bardziej szczegółowej wiedzy, AI dodatkowo kieruje użytkownika do odpowiednich artykułów i instrukcji dostępnych w bazie wiedzy Symfonii.
Czat jest dostępny bezpośrednio w Symfonia eDokumenty, dzięki czemu użytkownik nie musi przerywać pracy ani szukać informacji w zewnętrznych źródłach.
Efekt biznesowy:
- szybsza realizacja zadań przez użytkowników
- krótszy czas wdrożenia nowych pracowników
- większa samodzielność użytkowników w pracy z systemem
📣 Uzgadnianie towarów (eDokumenty → Handel) - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyść dla klienta: prawidłowe dopasowania towarów i mniej ręcznej pracy
Najważniejsze cechy:
- uzgadnianie pozycji faktury z kartoteką towarową
- wykorzystanie wielu identyfikatorów: nazwa (KOD), indeks (symbol zewnętrzny) i GTIN (kod kreskowy)
- poprawne przekazywanie danych do Symfonia Handel
- gotowość pod uzgadnianie po Indeksie i GTIN w kolejnej wersji Handlu 2026.3 (czerwiec 2025). Możliwe do obsługi już w wersji 2026.2 z najnowszym fixem po ręcznym wgraniu nowego szablonu importu.
- uzgodnienia po nazwie (KOD) dostępne już teraz.
Jak to działa w praktyce:
Podczas eksportu faktury z eDokumentów do Handlu system przekazuje dane pozycji towarowych w sposób umożliwiający automatyczne uzgodnienie po GTIN oraz Indeks. Jeśli tych danych nie ma Symfonia Handel wyszuka towar do uzgodnienia po nazwie pozycji.
Efekt biznesowy:
- skrócenie czasu obsługi dokumentów
- ograniczenie błędów przy przypisywaniu towarów
spójność danych między systemami
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
Informacja dla użytkownika o automatycznym uzupełnianiu braków w fakturach KSeF
Zysk dla klienta: ciągłość procesu mimo błędów sprzedawców przy wystawieniu faktur i pełna świadomość użytkownika
Najważniejsze cechy:
- komunikat systemowy informujący o uzupełnieniu
- brak ingerencji w oryginalny plik XML
- mechanizm działa tylko wtedy, gdy dane można wiarygodnie odtworzyć brakujące informacje
Jak to działa w praktyce:
Jeśli faktura z KSeF nie zawiera wszystkich wymaganych prze ustawę danych (Ilości, Ceny jednostkowej netto, Wartości sprzedaży netto, Sumy netto wg każdej ze stawek VAT, Kwoty VAT wg każdej ze stawek VAT.) mechanizm doda komentarz o wykonaniu przeliczenia. Przeliczenia były wykonywane zawsze, zgodnie ze standardem rynkowym, jednak teraz jest to komunikowane użytkownikowi. Przeliczenie dokonywane jest na podstawie danych od wystawcy i ma ono charakter wyłącznie uzupełniający, aby usprawnić dalsze procesowanie dokumentu. W związku z powyższym nie jest wymagana korekta dokumentu, ponieważ nie nastąpiła zmiana podstawy opodatkowania. Nowością jest to, że użytkownik otrzymuje jasny komunikat, że takie uzupełnienie nastąpiło.
Efekt biznesowy:
- brak blokowania procesu przez niekompletne faktury
- większa transparencja działania systemu
- ograniczenie ryzyka błędnej interpretacji danych
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
Eksport z jednostki podrzędnej z wykorzystaniem klucza jednostki nadrzędnej
Zysk dla klienta: uproszczona konfiguracja i obsługa wielu jednostek w jednej strukturze
Najważniejsze cechy:
- wsparcie dla jednostek podrzędnych (np. oddziałów) będących jednostkami rozliczeniowymi
- wykorzystanie klucza firmy jednostki nadrzędnej
- brak konieczności posiadania osobnego klucza Portalu Użytkownika dla oddziału
Jak to działa w praktyce:
Jeśli organizacja posiada jednostkę nadrzędną i oddziały (z tym samym NIP), może korzystać z jednej konfiguracji integracyjnej. Jednostka podrzędna nie musi mieć własnego klucza – system pozwala jej eksportować dokumenty do Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel z wykorzystaniem ustawień jednostki nadrzędnej.
Efekt biznesowy:
- mniej konfiguracji i niższe koszty utrzymania
- łatwiejsze zarządzanie strukturą organizacyjną
- szybsze wdrożenia dla nowych oddziałów
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
📣 Wizualizacja faktury KSeF w aplikacji mobilnej - Z GŁOSU KLIENTA
Zysk dla klienta: wygodny dostęp do czytelnej faktury z dowolnego miejsca
Najważniejsze cechy:
- podgląd faktury KSeF w formie wizualnej (nie XML)
- spójność widoku z wersją przeglądarkową
- możliwość pobrania pliku XML na urządzenie
- zmiana powiększenia przez gest rozsuwania lub zsuwania palców
Jak to działa w praktyce:
Zamiast analizować techniczny plik XML, użytkownik widzi fakturę w zrozumiałej, „papierowej” formie. W razie potrzeby może pobrać plik XML i przesłać go dalej bezpośrednio z telefonu.
Efekt biznesowy:
- większa mobilność pracy
- szybsze podejmowanie decyzji poza biurem
- ograniczenie błędów wynikających z odczytu XML
📣 Skalowanie wizualizacji KSeF i innych załączników - Z GŁOSU KLIENTA
Zysk dla klienta: wygodniejsza praca na dokumentach
Najważniejsze cechy:
- powiększanie i pomniejszanie widoku
- zapamiętywanie ustawienia użytkownika
- obsługa wielu typów plików (XML, DOC, TXT)
Jak to działa w praktyce:
Użytkownik dostosowuje widok np. faktury KSeF do swoich potrzeb, a system zapamiętuje ustawienia na przyszłość.
Efekt biznesowy:
- większy komfort pracy
- lepsza czytelność dokumentów
- mniej błędów wynikających z nieczytelnych danych
📣 Nowe znaczniki JPK_V7 (OFF / BFK / DI) - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyści dla klienta: zgodność z przepisami i automatyzacja oznaczania
Najważniejsze cechy:
- nowe znaczniki dostępne bezpośrednio na fakturze pod przyciskiem PROCEDURY JPK
- możliwość masowego nadawania
- kontrola poprawności (automatyczne zdejmowanie znacznika po uzupełnieniu KSeF)
- eksport oznaczeń do systemu księgowego
Jak to działa w praktyce:
Użytkownik może przypisać znacznik pojedynczo lub hurtowo (np. dla całej listy faktur). Zbiorcze przypisywanie dostępne jest dla użytkowników z grupy “Faktury - Księgowość”. System pilnuje poprawności – jeśli faktura otrzyma numer KSeF, odpowiednie oznaczenie zostanie automatycznie usunięte.
Efekt biznesowy:
- mniej błędów w JPK
- szybsze przygotowanie danych do księgowości
- większa automatyzacja pracy działu finansowego
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
📣 Data KSeF, jako okres dokumentu i okres VAT - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyści dla klienta: automatyczne przypisanie do właściwego okresu
Najważniejsze cechy:
- wybór daty KSeF jako podstawy
- sterowanie okresem księgowym i VAT
- zgodność z procesami KSeF
Jak to działa w praktyce:
System automatycznie ustala okres księgowy i VAT na podstawie daty KSeF, bez konieczności ręcznej ingerencji użytkownika.
Efekt biznesowy:
- poprawność rozliczeń
- mniej korekt
- uproszczona praca księgowości
📣 Wymuszenie oznaczenia MPP dla faktur z KSeF - Z GŁOSU KLIENTA
Zysk dla klienta: większa zgodność z przepisami i eliminacja ryzyka pominięcia MPP
Najważniejsze cechy:
- nowa opcja: „Zastosuj ustawienie dla dokumentów z KSeF”
- automatyczne oznaczanie faktur mechanizmem podzielonej płatności (MPP)
- działanie niezależnie od tego, czy sprzedawca wskazał MPP w KSeF
- zachowanie dotychczasowych reguł automatycznego oznaczania
Jak to działa w praktyce:
Standardowo faktury z KSeF odzwierciedlają dane przekazane przez sprzedawcę. Jeśli jednak oznaczenie MPP nie zostało ujęte, system – dzięki nowej opcji – może automatycznie oznaczyć fakturę zgodnie z konfiguracją organizacji. Dzięki temu firma nie jest uzależniona od poprawności oznaczeń po stronie kontrahenta.
Efekt biznesowy:
- ograniczenie ryzyka błędów podatkowych
- spójne stosowanie zasad MPP w całej organizacji
- mniej ręcznej weryfikacji dokumentów
📣 Użytkownik Portalu – dostęp do faktur z KSeF - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyści dla klienta: spójny model pracy niezależnie od źródła faktury
Najważniejsze cechy:
- możliwość nadania dostępu do faktury pobranej z KSeF
- przypisanie użytkownika portalu jako osoby odpowiedzialnej
- kontrola poziomu uprawnień
- jeden użytkownik portalu na jedną fakturę
Jak to działa w praktyce:
Po pobraniu faktury z KSeF można użytkownika portalu wskazać w sekcji płatności w polu “Wskazany pracownik”. Następnie nadaje się mu uprawnienie jednym kliknięciem. Dzięki temu użytkownicy portalu pracują zarówno na dokumentach dodanych ręcznie, jak i pobranych automatycznie i im udostępnionych.
Efekt biznesowy:
- brak utraty dostępu do dokumentów po wdrożeniu KSeF dla użytkownika portalu
- zachowanie dotychczasowych procesów pracy
- lepsza współpraca między działami
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
Automatyczne powiązywanie faktury z umową
Korzyści dla klienta: eliminacja ręcznego dopasowywania dokumentów
Najważniejsze cechy:
- automatyczne wyszukiwanie umowy
- dopasowanie po numerze własnym lub obcym
- uwzględnienie sprzedawcy z faktury
- informacja o statusie w komentarzu + filtry
Jak to działa w praktyce:
System analizuje dane faktury KSeF i automatycznie wyszukuje odpowiadającą jej umowę w module Umowy. Jeśli znajdzie dopasowanie, wiąże dokumenty bez ingerencji użytkownika.
Efekt biznesowy:
- oszczędność czasu
- większa kontrola nad realizacją umów
- mniejsze ryzyko błędów
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
📣 Zbiorcze reguły rejestracji faktur - Z GŁOSU KLIENTA
Korzyści dla klienta: szybsze wdrożenie i prostsze zarządzanie
Najważniejsze cechy:
- jedna reguła dla wielu podmiotów (sprzedawcy, pracownicy itd.)
- mniej konfiguracji
- większa elastyczność
Jak to działa w praktyce:
Zamiast tworzyć wiele identycznych reguł dla różnych dostawców, można stworzyć jedną regułę obejmującą wiele przypadków.
Efekt biznesowy:
- krótszy czas konfiguracji
- łatwiejsze utrzymanie systemu
- większa skalowalność
Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz tutaj.
Automatyczne uzupełnienie opisu faktury nazwą pozycji
Korzyści dla klienta: natychmiastowa informacja „czego dotyczy dokument”
Najważniejsze cechy:
- automatyczne uzupełnienie pola „Opis”
- wykorzystanie pierwszej pozycji towarowej
- dostępne w procesie obiegu faktury
- przenoszenie do dekretów księgowych
Jak to działa w praktyce:
W momencie rejestracji faktury system automatycznie wpisuje opis na podstawie pozycji towarowej. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie opisywać dokumentu, a lista faktur od razu jest czytelna.
Efekt biznesowy:
- szybsze wyszukiwanie dokumentów
- większa przejrzystość listy faktur
- lepsza jakość danych w księgowości
Archiwizacja e-maili z oryginalną wiadomością (.eml)
Zysk dla klienta: pełna wiarygodność i kompletność dokumentacji
Najważniejsze cechy:
- automatyczne lub ręczne dodanie załącznika .eml
- zachowanie oryginalnej treści wiadomości
- zgodność z konfiguracją archiwizacji poczty
- dostęp do pełnej historii komunikacji
Jak to działa w praktyce:
Podczas archiwizacji wiadomości system zapisuje jej oryginalną postać (.eml) jako załącznik. Dzięki temu użytkownik ma dostęp nie tylko do treści przetworzonej w systemie, ale również do pełnej, oryginalnej wiadomości – wraz z nagłówkami i metadanymi.
Efekt biznesowy:
- większe bezpieczeństwo dowodowe (np. przy sporach)
- pełna transparentność komunikacji
- łatwy dostęp do „100% oryginału”
- SodModuleInvoice.AMS10 KB