Przygotowanie projektu umowy

System Symfonia eDokumenty został tak zaprojektowany, by wiele czynności można było wykonywać od początku do końca bezpośrednio w dedykowanych modułach. W przypadku umów moduł Umowy pozwala na sporządzenie projektu umowy bezpośrednio z szablonu i nadanie mu biegu, który skończy się pełną archiwizacją dokumentu. Sam proces opiniowania i zatwierdzania umowy może być rozbudowany i warto prześledzić go na schematach widocznych poniżej.

Wybór drogi akceptacji umowy (schematu) odbywa się w panelu ustawień – Ustawienia Aplikacji/Umowy/Ustawienia. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że proces uzyskiwania kolejnych akceptacji można inicjować w dowolnej kolejności i zakresie. Wszystko zależy od modelu przyjętego w ramach organizacji oraz jest wynikiem działania opiekuna umowy. Więcej informacji na temat ustawień procedury przeglądu umowy znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby przygotować projekt umowy w module Umowy, należy:

1. włączyć moduł Umowy i przejść do zakładki PROJEKTY UMÓW;

2. kliknąć przycisk Dodaj projekt umowy;

   

3. w nowym oknie wypełnić pola według instrukcji:

   • Opis dokumentu (Tytuł/Przedmiot umowy) – pole obowiązkowe, pozwala na opisanie umowy. Warto już na wstępie przyjąć jednolitą konwencję opisywania, na przykład zawsze używać tytułu umowy albo jej przedmiotu;
   • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Symfonia eDokumenty i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
   • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
   • Rodzaj umowy – w ramach organizacji może funkcjonować wiele rodzajów umów. Omawiana opcja pozwala na precyzyjne oznaczenia rodzaju umowy. Więcej informacji na temat definiowania własnych rodzajów umów znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Kategoria/Teczka – umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Osoba odpowiedzialna –  z listy należy wybrać osobę, która jest odpowiedzialna za sporządzenie projektu umowy (pole obowiązkowe). Domyślnie w polu będzie widoczna osoba, która dodaje dokument do systemu;
   • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
   • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
   • kliknąć przycisk Zapisz;

   

4. otwarte zostanie okno umowy, które wymaga uzupełnienia umowy o plik z jej treścią. Tutaj system daje dwie możliwości:

   • w zakładce Załączniki za pomocą przycisku Dodaj można dodać plik znajdujący się na dysku komputera. Można również skorzystać z przycisku Skanuj (jeżeli wcześniej w systemie ustawiono skaner) i zeskanować papierowy dokument;
   • wygenerować umowę na podstawie szablonu, który został wcześniej przygotowany. Rozwiązanie to ma sens na przykład w przypadku umów o dzieło, które regularnie są zawierane z pracownikami zewnętrznymi albo umów sprzedaży masowej usługi (na przykład sprzedaż dostępu do internetu). Innymi słowy szablon ma sens wszędzie tam, gdzie używany jest ten sam wzór umowy i zmieniają się jedynie dane podmiotu zewnętrznego. W dalszej części opisano właśnie to rozwiązanie. Tworzenie własnych szablonów omówiono w oddzielnym artykule;

   

5. w celu wygenerowania umowy na bazie szablonu, należy kliknąć przycisk Drukuj, a potem z menu wybrać opcję Generuj plik z szablonu (PDF, RTF);

6. w nowym oknie zaznaczyć opcję DOCX / RTF / HTML, a następnie w kolejnym oknie zaznaczyć wzór umowy i kliknąć przycisk WYBIERZ. Po powrocie do poprzedniego okna włączyć opcję załącznik w dokumencie i kliknąć przycisk GENERUJ;

   

7. umowa zostanie wygenerowana i podłączona w zakładce Załączniki. Aby podejrzeć umowę, wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście w zakładce Załączniki;

   

8. przed podjęciem dalszych kroków należy sprawdzić i ewentualnie uzupełnić lub skorygować zawartość zakładek:
   • Szczegóły – po kliknięciu przycisku EDYTUJ można zmienić podmioty umowy, opiekuna oraz zarządzać cechami. Po kliknięciu EDYTUJ CECHY zostanie otwarta formatka, w której można określić wartości dla cech tworzonej umowy. Po zarejestrowaniu umowy przycisk edycji nie jest dalej wyświetlany, a cechy są edytowane z poziomu formatki umowy (sprawy);
   • Historia – zawiera historię ewentualnych zmian w projekcie umowy;
   • Powiązania – w tym miejscu można wpisać dodatkowe powiązania umowy z zadaniem, dokumentem lub sprawą;
   • Komentarze– w tym miejscu można dodać ewentualne komentarze związane z umową;
9. dalsze działania sprowadzają się do kliknięcia przycisku TAK widocznego w panelu akceptacji. W miejscu przycisku TAK pojawi się nowy przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE, który również należy kliknąć;

10. umowa trafi do obiegu. W panelu akceptacji pojawi się zestaw przycisków. W zależności od potrzeb należy kliknąć odpowiedni przycisk. Jeżeli umowa wymaga akceptacji i podpisu, należy kliknąć przycisk AKCEPTACJA DECYDENTA/PODPISUJĄCEGO;

    

11. w miejscu klikniętego przycisku pojawi się pole na wpisanie nazwy użytkownika. Należy tutaj wpisać fragment nazwiska i nacisnąć Enter. Potem pozostaje wybrać konkretną osobę. Po dodaniu jednej osoby można przystąpić do dodawania kolejnej. Po dodaniu osoby lub osób należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;

    

12. w panelu zamiast przycisków pojawi się informacja o tym, że dokument wymaga działań po stronie konkretnej osoby. Na tym kończy się działanie po stronie pracownika, który wprowadził umowę. Następne kroki musi podjąć osoba, która została wyznaczona do realizacji dalszej części procesu (na przykład do akceptacji);

    

13. po stronie osoby akceptującej pojawi się stosowne powiadomienie. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk DOKUMENT;

    

14. otwarte zostanie okno ze szczegółami umowy. W panelu po prawej stronie należy kliknąć przycisk PRZYJĘCIE DO OBSŁUGI;

    

15. w zakładce Załączniki można zapoznać się z treścią umowy. Kolejny krok wymaga kliknięcia jednego z przycisków, których wybór zależny jest od tego, czy osoba chce zgłosić uwagi do umowy lub nie;

    • NIE MAM UWAG – umowa trafi do następnego etapu,
    • MAM UWAGI – przed kliknięciem przycisku w zakładce Komentarze należy wprowadzić treść uwag,

    

16. w miejscu przycisków w panelu pojawi się informacja o tym, że osoba, która dodała umowę, musi podjąć dalsze kroki;

    

17. po stronie osoby, która wprowadziła umowę i przekazała ją do akceptacji, wyświetlone zostaną stosowne powiadomienia. W celu podjęcia dalszych kroków należy kliknąć przycisk DOKUMENT;

18. otwarte zostanie okno ze szczegółami umowy. W zakładce Komentarz znajdzie się komentarz osoby, która dokonała akceptacji lub zgłosiła uwagi;

    

19. w panelu po prawej stronie ponownie pojawią się przyciski, które pozwalają na podjęcie kolejnych działań w zależności od potrzeb. Oznacza to, że można na przykład uzyskać akceptację kolejnej osoby albo zlecić analizę prawną dokumentu;

20. w chwili, gdy wszystkie kroki przewidziane w firmowych procedurach zostaną wykonane, należy kliknąć przycisk PRZYGOTOWANIE WYDRUKU. W panelu pojawią się nowe przyciski:

    • PRZEKAŻ INNEJ OSOBIE DO WYDRUKU – pozwala na wskazanie konkretnej osoby, która ma dokonać jej wydruku. Po stronie tej osoby pojawi się podobny panel z takim samym zasobem przycisków. Należy tutaj kliknąć przycisk WYDRUK I PRZEKAZANIE DO PODPISU, a potem POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
    • WYDRUK I PRZEKAZANIE DO PODPISU – pozwala na samodzielne wydrukowanie umowy, a następnie przekazanie jej do podpisu. Po wydrukowaniu umowy należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
    • WYSŁANIE UMOWY DO KLIENTA – pozwala wydrukować umowę i wysłać ją do klienta. Po kliknięciu przycisku użytkownik musi pobrać umowę, wydrukować ją i wysłać do klienta. Można to również zrobić drogą elektroniczną;

    

21. niezależnie od wybranej ścieżki w punkcie poprzednim, umowa wróci do osoby odpowiedzialnej, która po jej ponownym otwarciu, zobaczy ekran podobny do tego poniżej. Należy kliknąć przycisk DOŁĄCZ, a potem w zakładce Załączniki dołączyć skan podpisanej umowy (można go przeciągnąć do okna). W tym miejscu warto zwrócić uwagę na sekcję Wykonane etapy, która zawiera wszystkie działania mające związek z procedowaniem umowy wewnątrz organizacji;

    

22. po dodaniu skanu umowy należy kliknąć przycisk REJESTRACJA W BAZIE UMÓW. Warto zwrócić tutaj uwagę na to, że w lewym dolnym narożniku pojawi się wstęga informująca o tym, że w systemie dostępna jest już obustronnie podpisana umowa;

23. po dodaniu umowy pojawi się ona w module Umowy, a w szczegółach, w sekcji Status widoczna będzie informacja PODPISANA OBUSTRONNIE;

    

24. zamknąć okno szczegółów umowy.

Sam proces procedowania umowy może różnie wyglądać w ramach konkretnych organizacji. Dlatego instrukcja widoczna powyżej przedstawia przykładowy obieg umowy podpisywanej przez organizację. Niezależnie od tego każdy z dostępnych kroków wygląda podobnie i za każdym razem osoby biorące udział w całym procesie otrzymują konkretne powiadomienia w oknie szczegółów umowy. Panel akceptacji zawiera zestaw dostępnych działań, które są proste i intuicyjne.