Proces przechowywania, udostępnienia i uprawniania do umów ma ogromne znaczenie. Scentralizowane repozytorium umów jest niezbędnym narzędziem dla firm do efektywnego zarządzania kontraktami.
W poniższym samouczku przedstawimy rozwiązanie, jakim jest Baza Umów w systemie Symfonia eDokumenty.
Jak rozpocząć pracę z archiwum umów w systemie Symfonia eDokumenty?
Aby proces rejestracji umów w archiwum mógł przebiec zgodnie z poniższym opisem, musisz najpierw skonfigurować:
- strukturę organizacyjną firmy,
- teczki i sprawy,
- aplikację Umowy.
Zakładając konto w systemie Symfonia eDokumenty, w Kreatorze szybkiego uruchomienia poproszono cię o konfigurację struktury organizacyjnej firmy. W strukturze zdefiniowałeś/aś komórki organizacyjne oraz stanowiska w firmie, do których przypisałeś/aś konkretnych użytkowników. Do komórek organizacyjnych przypisałeś/aś teczki, czyli wirtualne segregatory. To właśnie w wyznaczonych przez ciebie teczkach będą zapisywane umowy. Następnie skonfigurowałeś aplikację Umowy.
Przed pierwszym uruchomieniem aplikacji sprawdź w ustawieniach Teczki/Kategoria, czy system poprawnie wskazał, wszystkie wybrane przez ciebie, teczki, w których mają być zapisywane umowy. A także jakie grupy są uprawnione do rejestracji umów. W tym miejscu możesz też przypisać uprawniania pracownikom, klikając Definicja uprawnień. Po zaznaczeniu pracowników i kliknięciu strzałkę uprawnienia zostaną nadane. Więcej o uprawnianiach w aplikacji Umowy piszemy w artykule Uprawnienia.
System pozwala na zdefiniowanie szczegółowych folderów do zapisu umów, czyli Kategorii. Kliknij Dodaj kategorie, a nowo utworzona kategoria zostanie zapisana pod wskazaną nadrzędną teczką.
Jak rejestrować umowę w elektronicznym archiwum umów?
Aby zarejestrować umowę w systemie Symfonia eDokumenty, otwórz aplikację Umowy. Następnie w Bazie umów dodaj nową umowę. W oknie Dodaj nową umowę do bazy uzupełniasz wskazane dane, w tym datę zakończenia umowy. System przed zakończeniem ważności dokumentu wyśle do ciebie powiadomienie. Dzięki temu będziesz pamiętał np. o sporządzeniu aneksu lub rozwiązaniu umowy.
Jeśli masz ustawioną wielofirmowość, w sekcji Strona umowy pojawi się lista rozwijalna, z której możesz wybrać spółkę, która zawierała umowę.
Po zapisaniu otworzy się okno dokumentu, w którym możesz dodać skan umowy w sekcji Dokument umowy. Do zakładki Warunki umowy skopiuj zapisy z umowy, które mówią o obustronnych zobowiązaniach. Dzięki temu każdy pracownik, zaangażowany w realizację umowy, będzie miał zawsze dostęp do najważniejszych informacji, które zapiszesz w jednym miejscu. Jeśli w umowie zapisano terminy realizacji poszczególnych etapów, dodaj je w zakładce Terminarz. Dodając zadania możesz przydzielić je konkretnym osobom, które otrzymują powiadomienie w strumieniu powiadomień.
Aby każdy pracownik miał dostęp do zadań z poziomu Kalendarza zalecamy instalację pakietu
Symfonia eDokumenty Optimum.
Aby powiązać umowę z konkretną sprawą, której umowa dotyczyła kliknij Menu (hamburger) i wybierz opcję Edycja. W zakładce Ogólne wskaż w polu Sprawa nadrzędna, której dotyczy dokument. Dzięki temu rozwiązaniu umowa będzie dostępna również z poziomu konkretnej sprawy, a ty szybko ją wyszukasz, jeśli zajdzie taka potrzeba. Z kolei w zakładce Uprawnienia możesz zarządzać uprawnieniami dla innych pracowników do konkretnego dokumentu.
Jeśli jednak to umowa ma być sprawą, do której przypisane zostaną podsprawy – wystarczy, że w oknie umowy wybierzesz zakładkę Podsprawy i tam będziesz dodawać nowe sprawy.
Wyszukiwanie, filtrowanie i grupowanie umów w bazie
W Bazie umów systemu Symfonia eDokumenty masz możliwość szybkiego wyszukiwania, filtrowania i grupowania umów. Od teraz zamiast przeglądać kilka segregatorów, czy prosić o wysłanie skanu umowy – potrzebne informacje znajdziesz w jednym miejscu. Każde z tych rozwiązań znacząco przyspiesza proces wyszukiwania potrzebnych informacji.
Najprostszym i podstawowym narzędziem jest wyszukiwarka, która pomaga w odnalezieniu konkretnej umowy. Aby poznać możliwości i kryteria wyszukiwania zapoznaj się z artykułem Wyszukiwanie. Domyślnie system ma włączone wszystkie kryteria wyszukiwania. Ty możesz niektóre z nich wyłączyć. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć przycisk Kolumny obok pola wyszukiwania, a następnie na liście odznaczyć lub zaznaczyć pożądane kryterium.
Aby wyszukać umowy spełniające kilka kryteriów naraz, zalecamy skorzystanie z filtrów w aplikacji Umowy. Dokładniej omawiamy ten rodzaj wyszukiwania w artykule Filtrowanie. Takie wyszukiwanie pozwala nałożyć kilka kryteriów, aby zawęzić listę wyszukiwanych umów np. do danego klienta we wskazanej jednostce czasowej.
Funkcją, która ułatwia zarządzanie umowami jest też ich grupowanie, czyli łączenie ze sobą umów w określonym kryterium i prezentacja ich na liście wyników. Pogrupowane umowy można dodatkowo filtrować, zawężając przy tym kryteria wyszukiwania i prezentacji na liście. O tym procesie możesz przeczytać w artykule Grupowanie.
Dodawanie dokumentów i aneksów do umowy
Innym ważnym procesem przy zawieraniu umów, jest ich aneksowanie. W dotrzymaniu terminu zawarcia aneksu pomoże ci powiadomienie wysyłane przez system, przed upływem ważności umowy. A co z przechowywaniem? W systemie Symfonia eDokumenty każdy podpisany aneks zapisujesz w teczce umowy, co znacznie przyspiesza zarówno odszukanie umowy, jak i innych załączników do umowy np. protokołów odbioru.
Jeśli chcesz dodać aneks do umowy, kliknij Dodaj aneks i w oknie Dodaj nowy aneks zarejestruj dokument. Następnie po zapisaniu w rejestrze, dodaj w nowym oknie w zakładce Załączniki zeskanowany aneks do umowy.
Aby dodać załącznik do umowy, przejdź do zakładki Podsumowanie, do części Załączniki umowy i kliknij Dodaj załącznik. Pojawi się okno Dokumentu umowy, gdzie w zakładce Załączniki możesz dodać plik z dysku. Po zapisaniu plik pojawi się w sekcji Załączniki umowy.
Tak dodane pliki będą wyszczególnione w zakładce Podsumowania wybranej umowy.
Co jeszcze ułatwia pracę przy rejestracji umów w Symfonia eDokumenty?
W systemie Symfonia eDokumenty znajdziesz jeszcze kilka funkcji, które zwiększą efektywność wprowadzania dokumentów do elektronicznego archiwum umów.
Konfigurowanie wielofirmowości dla rejestru umów
Jeśli w firmie rejestrujesz umowy, dla więcej niż jednej spółki, musisz utworzyć dla każdej z nich osobną strukturę organizacyjną, aby archiwizowane umowy były uporządkowane i miały przypisane właściwą spółkę. W Ustawieniach Aplikacji kliknij ustawienia Systemowe i uruchom konfigurację struktury organizacyjnej. Aby dodać nową firmę, kliknij Nowy (zielony plus) i wpisz dane jednostki. Pamiętaj, aby zaznaczyć właściwy Typ, jakim jest Organizacja oraz wskazać możliwość tworzenia teczek. Po wypełnieniu danych wszystko zapisujemy. Następnie wewnątrz nowo utworzonej organizacji założysz poszczególne działy i przypiszesz stanowiska pracownikom.
Czas poszczególnym firmom przypisać ich teczki. Aby to zrobić, kliknij Przydziel w Kategorii spraw, a następnie zaznaczając właściwą komórkę przenieś teczki do działów, w tym teczkę UMOWY, w której będziesz zapisywać rejestrowane kontrakty.
Ustawianie zabezpieczeń umowy finansowej
W przypadku rejestracji umowy finansowej możesz też ustawić zabezpieczenia. To rozwiązanie pozwala na weryfikację poszczególnych płatności, przed ich zleceniem. Dzięki temu wiesz, że np. z pierwszej faktury musisz potrącić kaucję w wysokości opisanej w umowie. Zamiast przeszukiwać umowę za każdym razem, teraz masz taką informację w jednym miejscu. Jak dodać takie informacje do umowy?
Otwierając zarejestrowaną umowę finansową przejdź do zakładki Finansowe i w sekcji Zabezpieczenia umowy dodaj jedno z dostępnych:
- gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa,
- kaucja.
Wybierając opcję Kaucja zostaniesz poproszony o uzupełnienie dodatkowych danych związanych z jej rozliczeniem. Jeśli przy sekcji Zabezpieczenia umowy nie widzisz przycisku Dodaj, to musisz wejść w Ustawienia aplikacji i w ustawieniach Umów włącz Dodatkowe zabezpieczenia należytego wykonania umowy w sekcji Dodatkowe opcje finansowe.
Powiązanie faktury zakupu z umową
W systemie Symfonia eDokumenty Umowy dodaliśmy funkcję powiązania faktury zakupu z konkretną umową. Aby ta funkcja działała poprawnie będziesz potrzebować aplikacji Faktury zakupu, w której zarejestrujesz fakturę przed powiązaniem jej z kontraktem. Jeśli nie posiadasz aplikacji możesz zakupić ją w dowolnym momencie w AppStore.
Aby taką fakturę powiązać, wystarczy, że w aplikacji Faktury zakupu odnajdziesz potrzebną fakturę, a następnie w jej oknie przejdziesz do zakładki Powiązania, gdzie klikniesz opcję Powiąż z umową. Pamiętaj, że umowa, do której dołączasz fakturę powinna mieć status OBOWIĄZUJĄCA.
Informacje o fakturze pojawią się w zakładce umowy – Finansowe. Co więcej, jeśli ustawiono na umowie zabezpieczenie Kaucja, pojawi się informacja o kwocie, jaką należy potrącić przy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu nie musisz pamiętać o potrąceniach, ponieważ wszystkie niezbędne informacje są w jednym miejscu.
Aby zlecić płatność faktury, polecamy skorzystać z aplikacji Symfonia eDokumenty Płatności. W artykule Tworzenie płatności z faktury zakupu opisujemy jak poprawnie stworzyć płatność z faktury zakupu.
Powiązane z